日報とは、日々の業務の進捗を報告するための業務記録（業務日誌）のことを指します。
従業員に1日の具体的な業務内容を記録・報告させることによって、組織としてのプロジェクトの進捗を確認するために活用されます。また、プロジェクトの進捗確認だけではなく、トラブルや課題を共有することで素早く改善策を提示することができ、問題の早期解決にも繋げることができます。問題点だけではなく、業務中の気づきやお客様からの指摘など今後の業務へ反映できる内容を記録・共有し、蓄積することによって組織としての業務の質も向上していきます。
さらに、日報を共有することによって、上司と部下、チームメンバー同士のコミュニケーションのきっかけにもなるというメリットもあります。
・プロジェクトの進捗確認
・課題の共有と早期解決が可能
・組織としての業務の質の向上
・コミュニケーションのきっかけに
組織の目標達成のために、日報を有効的に活用するためには、日報の”目的”を理解した上で、記録・報告・フィードバックを行う必要があります。日報の目的は、「会社・上司」と「部下」によって異なります。
会社や上司にとっての日報の目的は、目標達成のために「業務の情報を共有すること」そして「社員を育成する」ことにあります。「業務の情報を共有すること」には、日々の業務の進捗確認はもちろん、達成した成果、その日に発生したトラブル、部下が抱えている不安等を把握することも含まれます。情報を共有し、成果が上がった内容は適切に評価し次回へどう生かすかをフィードバックする、課題やトラブルについては現状を正しく把握し原因と対策を考えさせ最適な改善策を提示する等の「社員育成」に繋げることが日報の目的となります。
部下にとっての日報の目的は、「業務の振り返り」を1日の最後に行うことにあります。
所要時間や成果を振り返り、反省や改善策を日々記録し、業務の取り組み方を客観的に振り返ることによって、今後の業務改善や自身の成長に繋げていきます。
・（上司）業務の進捗確認・情報共有
・（上司）社員の教育
・（部下）業務改善・自身の成長のための振り返り
手書きの日報やExcelを用いた日報では、終業時に記入し提出・確認するものであるため、スピーディーな情報共有には適していません。
日報アプリであれば、社内SNSと連携しているアプリも多く、またスマホ等の電子端末から手軽に報告・相談・情報共有ができるため、社内コミュニケーションの活性化にも繋がります。
手書きの日報やExcelでの日報では、日報の内容を共有できたとしても、その内容を効率的に蓄積し次へ活かすことが難しいというデメリットがあります。
日報アプリであれば、日報を提出すればそのままデータベースに蓄積されるため、ノウハウ共有・業務改善に繋がります。
「サイボウズOffice」や「kintone」をはじめとするグループウェアに日報機能が含まれているケースもあります。ファイル共有・スケジュール管理・企業内外へのメール機能などと連携して管理ができるので、日報を含めた情報共有を改善したい企業におすすめです。
日報特化型のシステムで「見たままに入力し、出力できる」ことをコンセプトに制作されているため、誰にでも使いやすいシステムになっています。日報のテンプレートをカスタマイズできることが強みで、報告・管理したい内容に合わせて日報の内容を変更できます。（記入者が勝手に様式を変えてしまうことも防止可能）その他、自動集計グラフ化、CSV出力、スマホからの入力・確認、提出状況管理など、日報に関する機能が漏れなく搭載されています。
日報特化型のシステム「houren.so」の最大の特徴は、写真でのスムーズな情報共有が可能であること。業務中に写真を撮影し、終業時にコメントと一緒にスマホから送信するだけで業務の報告が完了するという手軽さがあり、現場の効率を第一に考えたツールだと言えます。
写真をもとにした日報であるからこそ、部下・上司間で正確に情報を共有でき、さらに、使用した写真を営業資料や社内マニュアルにも活用できるという利点もあります。
GRIDYは完全無料で利用できるグループウェアです。グループウェアの機能の1つとして「レポート提出」機能が搭載されており、業務日報や報告書を作成・共有・閲覧確認をすることができます。
グループウェアだからこそ、日報情報を他の機能と連携させることも可能です。
GroupSessionは、ユーザー数無制限・完全無料で利用できるグループウェアの1つです。グループウェアの機能の1つとして「日報」機能が搭載されており、業務日報や報告書を作成・共有・閲覧確認をすることができます。
グループウェアだからこそ、日報情報を他の機能と連携させることも可能です。（無料版はPCからのみ利用可能）
